METODOLOGIA MESAS DE TRABAJO EN LOS ENCUENTROS
Definición
La metodología de las mesas de trabajo está diseñada para trabajar en
equipos durante el Encuentro. Estarán formadas por los mismos participantes
quienes han entregado propuestas o ponencias durante la convocatoria y hasta el
cierre del límite máximo de entrega prefijado, mismas que después de
ser otorgadas, servirán para establecer vínculos, definir
lineamientos, prioridades y articular posibles soluciones conjuntas a
los problemas más urgentes y prioritarios para nuestra comunidad y
colectivo.
El manejo eficiente de los trabajos en las mesas temáticas será el
producto principal de los Encuentros, por ello es importante
delimitar su estrategia fundamental la cual es importante manejar
antes, durante y después de los Encuentros que son organizado por la
Red. En las mesas de trabajo, serán discutidos los trabajos y
proyectos presentados, para su análisis, debate e incorporación a la
Agenda de la Red en cada una de las áreas en las que se tiene
incidencia.
Cuando la convocatoria no logra reunir a suficientes facilitadores,
pueden programarse simplemente jornadas de conferencias especializadas
y mesas redondas.
Gracias a la participación de los líderes y expertos de cada materia
en las mesas de trabajo, se podrá generar una agenda anual, con la
cual se definen los trabajos
o propuestas que serán impulsados por la Red y también se podrán definir las
estrategias para dar continuidad a las tareas que se realizarán de manera
conjunta, para abordar la problemática de cada uno de los temas que se elija
trabajar.
Cada universo temático organizado en una mesa de trabajo, se define
previamente desde la convocatoria a través de sus coordinadores y
miembros, de manera que se convoque a la propuesta y entrega de
trabajos de acuerdo a la problemática que se decida abordar para
construir una agenda anual, la cual será actualizada por los consejos
consultivos. Los trabajos, ponencias y proyectos serán realizados y
entregados con base a esta metodología.
Las mesas de trabajo estarán intregadas también por los participantes
del Encuentro, por invitados especiales y público en general que
puedan coadyuvar a incrementar un buen nivel de discusión, debate y
análisis para definir estrategias conjuntas, proyectos viables y la
agenda tentativa que será presentada en la reunión plenaria de
conclusiones, pero su participación será solo para comentar ya que
solo los que presentan trabajos son los que tienen voz y voto para
participar en las decisiones y conclusiones para cada una de las
mesas.
De esta manera, se facilita encontrar a través del trabajo conjunto de
los participantes en el Encuentro de soluciones viables a problemas
concretos de la comunidad.
La Red también se constituye, al término del Encuentro, como organismo
de vinculación, testimonio y respaldo de todas las propuestas y
proyectos recibidos, que serán articulados a través de los distintos
consejos consultivos y los comités de agendas de cada universo
temático.
Conformación de las mesas de trabajo:
1 Comisionado y suplente
1 Facilitador de consenso y suplente
1 Relator y suplente
1 Guardián del tiempo
1 Guardián de la armonía
Consenso
El consenso es una técnica por medio de la cual se llega a resultados
por la vía del acuerdo general, y no a través del voto. Es útil para
los comisionados, facilitadores y todos los que forman parte de los equipos de
trabajo, tener conocimientos de Facilitación de Consenso.
El Consenso es un método para la toma de decisiones basado en valores
como la cooperación, la confianza, la honestidad, la creatividad, la
igualdad y el respeto. Reemplaza el liderazgo tradicional por la
responsabilidad y el poder compartidos por todos los participantes.
Objetivos de las mesas temáticas
Al convocar a un grupo selecto de líderes en el campo de las
diferentes mesas temáticas a una reunión informativa sobre el evento,
invitándolos a formar parte del equipo en su universo de trabajo, se
integra el equipo básico de programación de un encuentro.
Las tareas a realizar por este equipo antes del Encuentro consisten en:
a) Definir los temas que se consideran relevantes de abordar en la
Mesa de Trabajo.
b) Abrir mesas temáticas con su respectivo comisionado y sujeto a espacio.
c) Nombrar comisionado y facilitador de consenso para cada una de las
mesas temáticas.
d) Revisar la propuesta metodológica general a seguir en las mesas
temáticas y, en su caso, hacer las modificaciones que se juzguen
pertinentes.
e) Acordar los objetivos específicos para el trabajo en cada una de
las mesas temáticas.
f) Definir funciones y responsabilidades de comisionados y
facilitadores de mesas
temáticas, Guardianes del tiempo, la armonía y relator.
g) Definir las tareas a realizar por este equipo de trabajo, así como
la ruta crítica y la
agenda de reuniones previas al Encuentro.
h) Acordar sobre el cupo mínimo y máximo de las mesas temáticas. El
mínimo sugerido.
i) Elaborar el material de trabajo para las mesas temáticas.
j) Definir la forma y los medios para la interrelación y comunicación
con otras mesas de trabajo para coordinar y unir criterios, esfuerzos,
hilvanar temas transversales y articular futuros trabajos comunes
Participación general en mesas
a) A cada una de las mesas temáticas se les asigna un número, nombre y
color específico para su fácil identificación.
b) Se coloca un cartel en la puerta del aula en la que sesionará la
mesa de trabajo, con el menú de ponentes y temas a tratar, su número y
su color.
c) Los asistentes y participantes eligen la mesa temática en la que les interesa
participar y se les entrega un gafete que los identifica como miembros de esa en
particular.
ROLES EN CADA MESA
Comisionado general
Responsable del trabajo de contenido que se realice en la mesa.
a) Iniciar la sesión con una breve exposición sobre los objetivos
generales de la mesa y la metodología con la que se va a realizar el
trabajo.
b) Presentar al equipo de trabajo y articular los trabajos y ponencias.
c) Moderar las sesiones.
d) Puede participar como ponente, cuando sea su turno deberá
participar como un miembro más en la mesa temática.
e) Supervisar la redacción de las conclusiones para procesarlas
posteriormente con el equipo responsable de la organización de la mesa
de trabajo.
f) Preparar una agenda de trabajo con los trabajos e iniciativas
propuestas, de manera conjunta con el relator, así como preparar las
conclusiones, mismas que serán entregadas al relator general del
encuentro para ser presentadas en la plenaria final de Encuentro.
g) Vigilar que los presentes estén registrados.
h) Supervisar la toma de las decisiones en base a la metodología.
i) Elegir con los participantes a los guardianes del tiempo y la
armonía, así como a
quien fungirá como relator, explicitando sus funciones y responsabilidades.
j) Centrar el tema cuando éste se desvía de su objetivo.
Guardían del tiempo
Observa a los demás sobre el respeto en el uso del tiempo.
a) Cuidar que las intervenciones individuales no excedan el tiempo que
se les ha destinado.
b) Se sugieren 30 minutos para ponentes invitados, 10 para
participantes generales y 3 minutos para cada participación entre
asistentes durante el diálogo.
c) Avisar al moderador un minuto antes de la hora establecida para
esta actividad, para pedirle al participante que redondée y concluya
su intervención. Manejo de cartones de Tiempo: Amarillo 5 minutos,
Naranja 2 Minutos, Rojo Terminar.
d) Recordar a los miembros de la mesa el tiempo que se destinará a la lectura y
revisión de las conclusiones.
Guardián de la armonía
a) Cuida del equilibrio en el uso de la palabra, y de retomar el
seguimiento de los trabajos sin que se altere el orden y el respeto.
b) Cuidar que las intervenciones, interrelaciones y comunicación de
los miembros del grupo sean respetuosas, aceptantes, empáticas y
armónicas.
Relator
a) Organiza las agendas, compila las propuestas, integra las conclusiones.
b) Toma nota del trabajo de la mesa para redactar la relatoría final.
c) Toma nota de las conclusiones a las que se vaya llegando sobre los
puntos de la agenda.
d) Solicita al moderador la palabra cuando surja alguna duda en cuanto
a las conclusiones sobre alguno de los puntos tratados.
e) Hace la lectura de las conclusiones al término de la sesión para su
aprobación o modificación en su caso.
f) Entrega las conclusiones de la relatoria al comisionado de la mesa temática.
g) Al termino de cada sesión el equipo se reúne para evaluar el
trabajo realizado en las mesas temáticas y programar la siguiente
reunión.
En cada una de las mesas temáticas se abordarán idealmente los
siguientes puntos:
a) Cuál es el estado en que se encuentra la situación problemática
específica que se pretende abordar en cada ponencia de cada mesa.
b) Requerimientos para promover y facilitar la resolución de dicha
problemática. (recursos humanos y materiales, estrategias-actividades
y recursos).
c) Opciones y alternativas de solución a la problemática presentada.
d) Acciones concretas que se requieren a corto, mediano y largo plazo
para coadyuvar en la solución de la problemática .
e) Aportaciones factibles de los miembros del grupo para llevar al
cabo las acciones concretas que se han planteado.
f) Elaboración un plan de acción.
El tiempo que se destine a cada uno de estos puntos dependerá del
número de participantes en cada mesa temática y del respeto a los
tiempos asignados a cada punto de la agenda. La asignación de tiempos
se acordará con anticipación en base en la temática a tratar y ésta se
irá ajustando conforme cada mesa lo requiera para su mejor
funcionamiento y logro de los objetivos planteados.
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